Ordre du jour :

 

- Déclaration officielle de l'association

- Préparation de la manifestation du 3 juin 2012

- Rôle de chacun (déclaration à la préfecture, cirduit, balisage ...)

 

                             

  COMPTE RENDU DE LA REUNION DU 7 AVRIL 2012

 

Présents

 

Stéphane GILLET                                 Président

Marc LE CORRE                                   Vice-Président

Alain THENARD                                   Vice-Président

Michel DENIS                                      Trésorier

Marie Claire BOHIN                           Trésorier Adjoint

Michèle THENARD                              Secrétaire Générale

Francis FEZARD                                Maire de Montlandon

Sébastien JOUBERT                           Conseiller Municipal

 

Olga CHERRIER

David MARTIN

Maryvonne THAREAU

Sabine WONG

 

Absents excusés

 

Marie Laure GAUTHIER                      Secrétaire Générale Adjoint

 

Evelyne FEZARD

Fabienne JONQUET

Michèle LAVERGNE

 

     

DECLARATIONS OFFICIELLES

L’Association est déclarée au Journal Officiel

La compagnie GROUPAMA est pressentie pour l’assurance

Le compte bancaire a été ouvert auprès du Crédit Agricole

 

COTISATIONS/ADHESIONS

Les présents à cette réunion se sont acquittés de leur cotisation et ont reçu leur carte d’adhérent

 

MANISFESTATION DU 3 JUIN 

 

Point de la situation

Le lieu du départ : pré du lavoir

 

Concernant l’activité équestre, problème de stationnement pour les voitures, les vans. Monsieur le Maire se propose pour contacter Mr Simon pour éventuellement utiliser son pré

Pour les autres stationnements,  à confirmer

 

Accueil et inscriptions

Le principe de carnets à souche, de couleurs différentes en fonctions des activités a été retenu.

Prévoir une caisse pour la recette et une urne pour les dons spécifiques.

 

Durée de la manifestation

En matinée à partir de 7h30, chacun arrivant en fonction de l’option choisie et qu’il pratiquera à son rythme

 

Rappel des circuits

Randonnée : 8 et 10 km, tarif 3 euros

VTT               : 15, 30 et 50 km, tarif 4 euros

Chevaux       : 20 km, tarif 5 euros

Gratuits en dessous de 12 ans

 

Le tracé des circuits en en cours de préparation, pratiquement établi pour les 15 et 30 km VTT, reste les 50 km.

La Randonnée empruntera en partie le  tracé VTT.

L’activité chevaux serait plus principalement axée sur le secteur de Saint Victor de Buthon

 

Prévoir des points de ravitaillement avec deux personnes à chaque point.

 

Sécurité

Prévoir un règlement et un engagement (port de casques et de bombes obligatoires) qui devra être signé par chaque participant.

Vérification du fléchage avant le départ.

En fin de matinée contrôle des différents circuits (égarés ou accidents éventuels)

 

Fin de la manifestation

Un apéritif sera offert au point  de retour, si mauvais temps  à la bibliothèque 

 

PUBLICITE

Prévoir affiches et affichettes, la maquette sera présentée par Alain Thénard à la prochaine réunion.

Des lots seront remis aux premiers arrivants de chaque activité, contacts ont été déjà pris à cet effet et qui sont déjà positifs

 

FINANCES

Les premières cotisations versées devraient permettre de couvrir les frais de parution au Journal Officiel ainsi que la prime d’assurance

Monsieur le Maire confirme le versement prochain d’une subvention

 

COURRIERS D’INFORMATION.

Des lettres seront adressées à la Sous-Préfecture avec tracé des différents circuits pour autorisation de la manifestation, aux communes traversées (pour information), aux particuliers (Bois Landry).

La Croix Rouge sera également informée.

 

ORGANISATION MATERIELLE

Points accueils, ravitaillement et apéritif, des bénévoles sont demandés  et pratiquement décidés pour :

• La pâtisserie
• Amuses bouche apéritif

 

Prévoir les boissons :

Café ?

Cidre

Cassis

Eau minérale

Jus de fruits

Coca

 

En-cas :

Chocolats et barres céréales

 

Volontaires déjà pressentis :

• Monsieur le Maire contacte Monsieur Simon
• Alain Thenard se charge de la Publicité
• Michèle Thenard se charge des courriers
• Marc le Corre contacte la Croix Rouge
• Michel Denis répond des finances

 

Intendance pratique

Pâtisseries et autres

Sabine Wong, Fabienne Jonquet ? Maryvonne Thareau, Marie Claire Bohin, Michelle Lavergne et Michèle Thenard

Sébastien Joubert et Alain Thrénard se sont proposés pour un point relais

Cette liste sera complétée lors de la prochaine réunion afin de finaliser l’organisation de cette manifestation.

 

 

En fin de réunion, Monsieur le maire précise que les dons faits à la Fondation du Patrimoine sont de 6.500 euros environ, en stabilité. Comme déjà précisé le Crédit Agricole doit verser 500 euros prochainement

 

Alain Thenard précise que le site a été visité par 405 personnes et par 90 pour le trombinoscope.

 

 

LA PROCHAINE REUNION EST FIXEE AU MERCREDI 25 AVRIL, 20H30, Petite salle de réunion