COMPTE RENDU DE LA REUNION DU 16 OCTOBRE 2012 

 

Présents

 

Alain THENARD                                   Vice-Président

Michel DENIS                                      Trésorier

Marie Claire BOHIN                           Trésorier Adjoint

Michèle THENARD                              Secrétaire Générale

 

Francis FEZARD                                   Maire de Montlandon

 

Sabine WONG                                     Invitée

 

 

Absents excusés

 

Stéphane GILLET                                 Président

Marc LE CORRE                                    1^er Vice-Président

 

Absent

Marie Laure GAUTIER                        Secrétaire Générale Adjointe 

 

                                                                              +-+-+-+--+-+-+-+-

 

Ouverture de la réunion à 20 Heures 30

 

En l’absence du Président et du 1^er Vice-Président,   Alain THENARD assure la réunion.

 

INFORMATIONS CONCERNANT L’ORGANISATION DE LA MANIFESTATION

 

. Informations aux habitants et commerçants

. Affiches

. Achats des lots

 

Informations aux habitants

Des petites affichettes seront distribuées dans les boîtes aux lettres. (effectué)

Prévoir 2 petits messages par feuille en modifiant le texte déjà proposé en précisant « où déposer vos dons en marie : mardi,  jeudi et vendredi »

 

Lettres aux commerçants

OK, à remettre sur place par chaque volontaire, chacun voyant dans son domaine ou s’adresser

 

Affiches

Formats normal : 50 exemplaires

Petites affiches : 200 exemplaires  (4 exemplaires par feuilles)

 

Contact journaux

A la charge d’Alain THENARD

L’Echo déjà envisagé auprès de Nadine DEBEZE

L’Action auprès de Hugo DESHORS

 

Matériel

Tout est disponible sauf le boulier (voir avec Chantal pour se le procurer)

Prévoir un tampon pour valider les coupons

A ce propos, Sabine fournit toutes les explications relatives au déroulement car les présents sont de grands ignorants !

 

Lots

1. 1^er : TV écran plat, environ 300 euro maxi (achat effectué)
2. : Tablette TOSHIBA, 159 euro (achat effectué)*
3. : Cafetière PHILIPS (achat effectué)
4. : Barbecue de table (achat effectué)

Le budget a été fixé à environ 700 euros.

Ont été dépensé : 500 €

 

*A ce sujet, Michel Denis va comparer le prix de la tablette proposé par Alain Thenard avec ses contacts (ceci fait celle retenue est la première proposée)

 

Alain Thenard a également proposé des lots de moindre importance :

HT parleur CNL Bluettoth : 45 euro

                                                                              Articles non retenus

CL+Scoct DesktopMK        : 22 euro

 

Pour la constitution des lots, plusieurs articles ont déjà été fournis, la préparation sera faite le 10/11 après midi

 

ORGANISATION PRATIQUE

 

. Installation le 17/11

. Ouverture officielle à 14 heures (mais ouverture des portes prévue à 13 heures)

. Bénévoles prévus :

   Stéphane Gillet

   Marie Claire  et Didier Bohin

   Michel et Maryvonne  Denis-Thareau

   Alain et Michèle Thenard

   Sabine Wong

 

Une prochaine réunion de l’ensemble des membres est fixée le 31/10 à 20 heures 30 durant laquelle chacun pourra postuler pour apporter son aide.

 

Sont déjà retenus :

Sur scène : Alain Thenard pour s’occuper du boulier, Sabine Wong pour contrôler les numéros annoncés.

2 personnes sont nécessaires pour vérifier les cartons remplis

Buvette

Un mini loto sera proposé .

Prévoir un jeu de cartes pour les ex aequo 

 

Donc, en résumé, réunion le 31/10 à 20 heures 30, à la bibliothèque pour l’ensemble des membres de l’Association.

Convocation rapide impérative afin de finaliser l’organisation (faite par Chantal)

 

PS : à savoir que seront excusés, Francis FEZARD, Michèle et Alain THENARD