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La dernière réunion du Bureau et des Adhérents a eu lieu le 25 avril 2012 à 20H30, petite salle de réunion

 

Ordre du jour :

 

Finalisation de la manifestation du 3 juin 2012

Présentation des publicités et amendements souhaités

Questions diverses

 

 

COMPTE RENDU DE LA REUNION DU 25 avril 2012

  

Présents

 

Stéphane GILLET                                 Président

Alain THENARD                                   Vice-Président

Michel DENIS                                      Trésorier

Marie Claire BOHIN                           Trésorier Adjoint

Michèle THENARD                              Secrétaire Générale

Marie Laure GAUTIER                        Secrétaire Générale Adjointe

Francis FEZARD                                   Maire de Montlandon

Odile DUCROT                                     Conseiller Municipal

Didier BOHIN

Evelyne FEZARD

Sylvain BITOUZET                                Conseiller Municipal

Michelle LAVERGNE

Bruno LECOMTE                                  Conseiller Municipal

David MARTIN

Maryvonne THAREAU

Sabine WONG

Dominique DESVAUX

Babette DESVAUX

 

 

Absents excusés

 

Marc LE CORRE                                    Vice-Président

Fabienne JONQUET

Olga CHERRIER

 

 

POINT DE DEPART

 

. Confirmation  pré du lavoir

.Chevaux : stationnement aux Maisons Rouges et départ pré du lavoir

. Heure de départ : entre 7 et 9 heures

 

INTENDANCE

 

. Inscription auprès du Président au plus tard le 25/05/2012

. Au départ :

  .. Remise d’un ticket par personne pour les plus de 12 ans, mais pour les moins de 12 ans engagements des adultes avec :

remise du règlement à signer (pour mémoire le texte du règlement comportera l’obligation d’un casque, d’une bombe,      

le respect de l’environnement, du code de la route, suivre impérativement le fléchage). Un café ou jus de fruit    accompagnés de gâteaux seront offerts (voir possibilité d’un percolateur)

.. Pointage au départ et à l’arrivée

.. Rappel du début et fin de parcours

.. Point relais : eau et jus de fruit

 

Fin de manifestation :

Apéritif percheron :

Besoins : cidre, cassis, jus de fruits, gâteaux salés (8 inscrits pour réalisations)

 

Problèmes matériels

.. Installation d’un barnum si mauvais temps et ouverture de la bibliothèque

.. Points ravitaillement avec tables et chaises

.. Démontage des installations par les bénévoles dévolus à cet effet

.. Contrôle des parcours en fin de manifestation

.. Problèmes de toilettes  pour tous les préposés aux différentes responsabilités

 

Une liste des différents bénévoles aux différentes affectations a été dressée (tableau ci-joint)

 

AFFICHAGE

 

La maquette de l’affiche et des affichettes a été présentée. Des modifications ont été apportées et portent sur :

.. La participation : 4 euros au lieu de 3 pour la randonnée

                                  5 euros pour le VTT et les chevaux

.. Ajout de la date limite d’inscription et du téléphone auprès duquel elle devra être faite

.. Ajouts de certains sponsors 

 

Distribution

 

Prévu : environ 20 affiches A3, 150 A4 et 300 affichettes

Diffusion auprès de CE (Marie Claire Bohin, Michelle Lavergne, Babette Desvaux)

Ensuite dans les communes avoisinantes :

Courville : Marie Claire Bohin

Nogent le Rotrou : Sabine Wong, Michelle Lavergne

La Loupe : Stéphane Gillet

Saint Victor de Buthon, Sant Maurice Saint Germain : Alain Thenard

Champrond, Brunelles, Coudreceau, Marolles les Buis, Saint Denis d’Authou : Maryvonne Thareau

 

Les affiches seront transmises au Président avant le 07/05/2012.

Concernant l’affichage de la commune, le Président fournira des palettes qui serviront de support à la publicité de la manifestation

 

COMMUNICATION

 

Alain Thenard fournira au Président les contacts qu’il connaît afin de parution dans les journaux. 

 

Une  dernière réunion de mise au point est fixée au 30/05/2012 à 20 heures 30, à la Bibliothèque

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