La dernière réunion du Bureau et des Adhérents a eu lieu le 25 avril 2012 à 20H30, petite salle de réunion
Ordre du jour :
Finalisation de la manifestation du 3 juin 2012
Présentation des publicités et amendements souhaités
Questions diverses
COMPTE RENDU DE LA REUNION DU 25 avril 2012
Présents
Stéphane GILLET Président
Alain THENARD Vice-Président
Michel DENIS Trésorier
Marie Claire BOHIN Trésorier Adjoint
Michèle THENARD Secrétaire Générale
Marie Laure GAUTIER Secrétaire Générale Adjointe
Francis FEZARD Maire de Montlandon
Odile DUCROT Conseiller Municipal
Didier BOHIN
Evelyne FEZARD
Sylvain BITOUZET Conseiller Municipal
Michelle LAVERGNE
Bruno LECOMTE Conseiller Municipal
David MARTIN
Maryvonne THAREAU
Sabine WONG
Dominique DESVAUX
Babette DESVAUX
Absents excusés
Marc LE CORRE Vice-Président
Fabienne JONQUET
Olga CHERRIER
POINT DE DEPART
. Confirmation pré du lavoir
.Chevaux : stationnement aux Maisons Rouges et départ pré du lavoir
. Heure de départ : entre 7 et 9 heures
INTENDANCE
. Inscription auprès du Président au plus tard le 25/05/2012
. Au départ :
.. Remise d’un ticket par personne pour les plus de 12 ans, mais pour les moins de 12 ans engagements des adultes avec :
remise du règlement à signer (pour mémoire le texte du règlement comportera l’obligation d’un casque, d’une bombe,
le respect de l’environnement, du code de la route, suivre impérativement le fléchage). Un café ou jus de fruit accompagnés de gâteaux seront offerts (voir possibilité d’un percolateur)
.. Pointage au départ et à l’arrivée
.. Rappel du début et fin de parcours
.. Point relais : eau et jus de fruit
Fin de manifestation :
Apéritif percheron :
Besoins : cidre, cassis, jus de fruits, gâteaux salés (8 inscrits pour réalisations)
Problèmes matériels
.. Installation d’un barnum si mauvais temps et ouverture de la bibliothèque
.. Points ravitaillement avec tables et chaises
.. Démontage des installations par les bénévoles dévolus à cet effet
.. Contrôle des parcours en fin de manifestation
.. Problèmes de toilettes pour tous les préposés aux différentes responsabilités
Une liste des différents bénévoles aux différentes affectations a été dressée (tableau ci-joint)
AFFICHAGE
La maquette de l’affiche et des affichettes a été présentée. Des modifications ont été apportées et portent sur :
.. La participation : 4 euros au lieu de 3 pour la randonnée
5 euros pour le VTT et les chevaux
.. Ajout de la date limite d’inscription et du téléphone auprès duquel elle devra être faite
.. Ajouts de certains sponsors
Distribution
Prévu : environ 20 affiches A3, 150 A4 et 300 affichettes
Diffusion auprès de CE (Marie Claire Bohin, Michelle Lavergne, Babette Desvaux)
Ensuite dans les communes avoisinantes :
Courville : Marie Claire Bohin
Nogent le Rotrou : Sabine Wong, Michelle Lavergne
La Loupe : Stéphane Gillet
Saint Victor de Buthon, Sant Maurice Saint Germain : Alain Thenard
Champrond, Brunelles, Coudreceau, Marolles les Buis, Saint Denis d’Authou : Maryvonne Thareau
Les affiches seront transmises au Président avant le 07/05/2012.
Concernant l’affichage de la commune, le Président fournira des palettes qui serviront de support à la publicité de la manifestation
COMMUNICATION
Alain Thenard fournira au Président les contacts qu’il connaît afin de parution dans les journaux.
Une dernière réunion de mise au point est fixée au 30/05/2012 à 20 heures 30, à la Bibliothèque
