Compte rendu de la réunion du 5 Avril 2014
Présents
Stéphane Gillet Président
Alain Thenard Vice-Président
Michel Denis Trésorier
Marie Claire BOHIN Trésorière Adjoint
Michèle Thenard Secrétaire Générale
Excusé
Francis Fezard Maire de Montlandon
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Nouvelle réunion pour préparer la troisième randonnée pédestre du 1er juin prochain
Avant d’aborder le détail de l’organisation, quelques informations concernant le fonctionnement de l’Association.
Michel Denis nous informe que les lettres de rappel pour les cotisations ont été envoyées à chacun des adhérents 2013.
Après quelques informations sur le budget une discussion s’instaure car nous nous interrogeons sur les fonds réunis au niveau de la Fondation du Patrimoine nécessaires au déblocage de la subvention. La somme initiale ayant été atteinte (21.000 €) qu’advient-il des versements qui pourraient encore intervenir ? Pouvons-nous envisager de prévoir de nouveaux travaux tels que : électricité, chauffage… ? L’association peut-elle prendre à sa charge ce type d’intervention ? Quels sont les fonds qui seront reversés à la Mairie ?
En l’absence de Monsieur le Maire excusé pour raison de santé nous aurions souhaité la présence d’un représentant du Conseil Municipal pour nous donner des informations sur la suite des opérations telles que : travaux et leur échéance et notre interrogation sur les fonds pouvant éventuellement être disponibles.
Après cet échange nous abordons les points relatifs à notre prochaine organisation
INFORMATION
. L’affichage
Nous convenons de 150 affiches format A4 + 10 en format A3 + affichettes. Sur ce point le fichier sera transmis par Alain Thénard à la Secrétaire de Mairie afin de faire des tirages supplémentaires si nécessaire.
. Contact radio
Le président se charge de contacter Sweet FM
. Contact Presse
Le Vice Président précise qu’un maximum d’informations a déjà été passé, Conseil Général, Clubs de rando, journaux. Par ailleurs il rencontrera le Syndicat d’initiative de Nogent le Rotrou.
. Contact avec la Sous-Préfecture
Le Président nous précise qu’il n’est plus utile de solliciter une autorisation puisque nous en sommes à la troisième manifestation et que notre activité est enregistrée
. Municipalités concernées
Comme l’an dernier des lettres seront adressées à chaque Maire afin de les avertir de la traversée de leur commune.
ORGANISATION
. Départ
Idem à l’an dernier
. Circuits
Il avait été envisagé quelques modifications, mais certains parcours seraient un peu trop « routiers » c’est pourquoi nous garderons ceux de l’an dernier
. Ravitaillement
Idem à l’an dernier
. Fléchage
Idem à 2013
. Règlement
Idem à 2013
. Tickets
Idem à 2013
. Point sur les boissons et matériel
Ceci sera décidé en fonction du nombre de randonneurs car il semble que d’avantage de participants sont prévus notamment au niveau VTT et rando pédestre (ce qui va d’ailleurs nécessiter de reconsidérer le nombre des bénévoles aux différents points de l’organisation).
« FESTIVITES »
. Départ
Café et collation
. Retour
Apéritif Percheron, collation
Ces différents besoins et préparation seront discutés avec le bénévoles au cours de la prochaine réunion
Il est prévu de réunir les membres du bureau et les bénévoles le lundi 12 mai à 20h pour finaliser cette organisation.
Concernant les lots un point sera également à faire, sachant que certains de 2013 sont encore disponibles
