Présents
Stéphane Gillet Président
Alain Thenard Vice-Président
Michel Denis Trésorier
Marie Claire Bohin Trésorière Adjointe
Michèle Thenard Secrétaire Générale
Francis Fezard Maire de Montlandon
Odile Ducrot
Evelyne Fezard
Maryvonne Thareau
Sabine Wong
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Cette réunion était destinée à mettre en place le prochain loto du 16 novembre.
Avant d’aborder cet ordre du jour, le Président intervient sur cette réunion jugée tardive par certains.
Pour mémoire celle de l’an dernier s’est tenue le 19 octobre 2013 pour le loto du 17 novembre 2013.
Le bureau a effectivement tenu une réunion en septembre dernier afin de faire état des finances et de déterminer les disponibilités permettant de fixer les lots principaux.
Compte tenu des informations communiquées par notre Trésorier, nous avons retenu un montant de 600 euros pour ces lots, soit un montant en moyenne identique aux années précédentes.
Par ailleurs, la Secrétaire Générale se permet de demander à chacun des membres présents de rappeler les adresses « e-mail » car il semble que certains membres de l’Association n’aient pas reçu la convocation relative à cette réunion.
Pour information aucun retour internet indiquant que l’adresse était erronée.
Ceci étant précisé, nous abordons donc l’organisation de ce 3eme loto.
. LES LOTS
Sont choisis après échanges d’idées :
. 1er lot : un sèche-linge de 6 kg
. 2eme lot : un téléviseur 51 cm
3eme lot : un coffret repas gourmand
Ensuite, divers éléments « électro-ménager » sont retenus, à ce propos merci à Marie Claire qui a complètement géré cet aspect, en voici la liste :
- Crépière
- Gaufrier
- Raclette
- Sèche-cheveux
- Mixeur
- Batteur
- Téléphone Philips
Puis, bons divers (restaurants, commerçants, garages, coiffeurs, fleuristes), un panier garni (Chantal) un jambon, à approfondir Bois Landry, Zoo.
Sur ce point, comme les années précédents, un petit papier d’information sera distribué dans chaque foyer avec celui relatif à la cérémonie du 11 Novembre afin que les habitants de la Commune le souhaitant puissent déposer leur participation qui se fera en Mairie, ils devront être « neufs ou à péremption valide ».
Les lots seront préparés le 11 novembre après-midi à partir de 14 heures 30.
A ce propos il faut noter qu’un grand travail de « recensement » concernant nos disponibilités a été effectué par Sabine que nous remercions vivement car cette opération va largement nous aider à constituer les différents lots.
. ANIMATION
Elle sera assurée, comme l’an dernier par Marie-Claire et Alain.
Les portes seront ouvertes à 13 heures pour départ du loto à 14 heures.
- Vente des cartons
Les tarifs sont maintenus
Compte tenu des difficultés de l’an dernier, les cartons seront à retirer dans le réfectoire, leur règlement se fera à la sortie, ils y seront tamponnés avant entrée dans la salle des fêtes (tampons nécessaires à la vérification au moment de la remise des lots).
-Mini-loto
Là aussi une surveillance plus importante sera assurée afin d’avoir la certitude que chaque ticket soit bien réglé (prévoir 2 personnes pour ce point de vente)
- Les parties
Elles seront de 10 + 1 pour le gros lot, de 3 pour les mini-lotos.
-Remise des prix
Assurée par Sabine et Michèle
-Boissons
Le bar sera tenu par Maryvonne et bien sûr appui au moment des poses.
Les tarifs seront de
$1- Eaux : petites bouteilles 0,50 euros, grandes 1,50 euros
$1- Café : 0,50 euros (prévoir achat de 2 paquets)
$1- Si besoin, coca, jus de fruits
Des boisons restant de l’exposition « train » sont mises à disposition du loto. La régularisation financière sera faite en fonction des ventes réalisées.
- Patisseries
Les « dames » présentes proposent de réaliser un à deux gâteaux, voire d’avantage si des absentes souhaitent en réaliser. Le tarif sera de 0,50 euros.
. PLAN MATERIEL
Prévoir l’achat de post-it pour le mini-loto (90 de chaque couleur)
Pour les supports (calendrier semestriel) 4 sont disponibles, 2 complémentaires sont nécessaires, notre Président peut résoudre ce point.
. COMMUNICATION
$1- Contacts divers, Alain auprès des diffuseurs extérieurs
$1- Affiches, les lots ayant été définis, Alain complète l’affiche déjà préparée et la transmet en Mairie ainsi que les affichettes.
$1- Courrier, les lettres destinées aux commerçants sont aussi transmises en Mairie et pourront être signées par Monsieur le Maire et le Président.
$1- Affichage visuel : des affiches seront « plantées » et des affichettes distribuées, les deux grands panneaux de l’an dernier seront réactualisés et placés à l’entrée et sortie de la commune.
$1-
. IMPORTANT
Voir avec Chantal pour le boulier.
Pour conclure, rappel que la préparation des lots se fera le 11 novembre, à partir de 14 heures 30.
Concernant la diffusion de ce compte rendu il sera fait auprès de membres présents ainsi qu’en Mairie.
Merci à tous et au 11 novembre prochain pour cette mise en place, mais l’Association reste joignable auprès des différents membres du Bureau (mail ou téléphone).
Michèle Thenard
Secrétaire Générale
